(E-MAIL) Usare Google GMail col proprio dominio personale

Usare Google GMail col proprio dominio personale
Gmail è un ottimo servizio di posta, gratuito, molto capiente, con funzionalità di archiviazione e ricerca dei messaggi molto intuitive e veloci (è basato sui TAG, anziché sulle cartelle) ma di questo tratteremo in un altro articolo a parte.

In questo articolo ci vogliamo occupare di chi vuole utilizzare le funzionalità tecnologicamente avanzate dei server di Gmail, con il proprio dominio di posta.

In pratica si tratta di “abbandonare” il proprio gestore del servizio email per trasferire tutta la gestione della posta sui server di Gmail, perché ciò sia possibile, però, sono necessari alcuni accorgimenti ed una particolare serie di “sine qua non” tecniche del proprio dominio.

Condizioni perché sia possibile il passaggio a Gmail dal proprio dominio:
- avere i parametri di accesso al dominio;
- il dominio deve avere la possibilità di essere gestito tramite DNS (su Aruba, è il servizio “Gestione DNS”);
- avere sotto mano i parametri di accesso allo spazio FTP (potrebbero non essere gli stessi del pannello di controllo);

E’ utile anche avere a portata di mano una lista con tutti gli indirizzi email e gli alias (comprese le password) presenti sul proprio dominio. Si consiglia di effettuare il passaggio a Gmail durante il weekend o in momenti di bassa ricezione delle email (Agosto ad esempio…).

Per prima cosa
è necessario iscriversi a Google Apps, è gratuito nella versione “standard” fino a 50 utenti, per la registrazione potete andare a questo link: http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=it è necessario specificare i dati del dominio e i propri dati personali.

Una volta terminata la registrazione, sarà necessario effettuare la “verifica della proprietà del dominio“, che aiuterà Google a stabilire che siete realmente il possessore del dominio in questione.
Come funziona? Avete due possibilità, la pubblicazione sul vostro sito di un particolare file HTML o l’inserimento di un nuovo CNAME dal pannello di controllo dei DNS. Per motivi di tempo vi cosiglio di utilizzare il file HTML, dato che i DNS per poter essere verificati hanno bisogno di tempo (fino a 48 ore in certi casi!), mentre la verifica del file HTML è pressoché immediata.

Per pubblicare il file HTML è sufficiente creare in locale il file richiesto da google “ googlehostedservice.html” e inserire al suo interno un valore che sarà specificato da Google al momento della registrazione. Fatto ciò sarà sufficiente collegarsi via FTP alla root (la cartella principale) del vostro sito web e pubblicare (upload) il file.

In questo modo i servizi saranno attivati e potrete iniziare a gestire comodamente il vostro account GMail.

A questo punto, per il servizio email, dovrete andare sul pannello di gestione dei DNS e modificare tutti i record MX (quelli della posta elettronica) e, a seconda delle preferenze, anche i CNAME.

Nel caso di Aruba, dovrete inserire i parametri come nella foto qui sotto
(è importante che siano scritti in minuscolo!)

Impostare i DNS di Aruba per Gmail
pop3: pop.gmail.com
smtp: smtp.gmail.com
mail: pop.gmail.com
aspmx.l.google.com
alt1.aspmx.l.google.com
alt2.aspmx.l.google.com
aspmx2.googlemail.com
aspmx3.googlemail.com
aspmx4.googlemail.com
aspmx5.googlemail.com

E’ importante inserire i primi 3 (pop3, smtp e mail) senza l’ultimo . (punto), provvederà poi Aruba automaticamente ad aggiungerlo. E’ importante che gli altri vengano scritti come li vedete nella foto qui sopra, altrimenti il pannello di Aruba andrà in errore e non vi sarà possibile apportare le modifiche.

Potete anche abbinare l’host “webmail” che trovate sempre nel pannello di gestione DNS, più sotto, con il server “ghs.google.com” (poi vedremo perché!), attenzione che di voci “webmail” probabilmente ce ne sono due e vanno modificate entrambe!

A questo punto, una volta salvate le modifiche, sarà necessario attendere fino a 48 ore (ma varia da pc a pc e da connessione a connessione, non vi sto a spiegare qui come mai) perché le modifiche vengano propagate in rete.

Ora è il momento di configurare i client di posta e il pannello di GMail stesso creando le caselle necessarie.

Una puntualizzazione piuttosto importante, che spesso viene dimenticata:
passando a GMail, di fatto, viene cambiato l’intero sistema di server che si occupano di gestire la vostra posta elettronica, è quindi necessario REINSERIRE tutte le caselle di posta (perché di fatto NON esistono sul nuovo server) e gli ALIAS (in gmail sono i gruppi) potete volendo riutilizzare le stesse password che avevate in precedenza, andranno comunque effettuate modifiche della configurazione di tutti i client che accedono alla posta.

Per configurare i client di posta potete fare riferimento a quanto specificato da GMail nei suoi tutorial:
http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=12103&cbid=-j4geeuwklra2&src=cb&lev=answer

In particolare però le operazioni da effettuare saranno le seguenti:
- Attivare la funzione POP dall’account GMail (https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=13273)
- Impostare il server della posta in arrivo come POP3 (inserire pop.gmail.com)
- Impostare il server della posta in uscita (SMTP) inserendo smtp.gmail.com
- ATTENZIONE: impostare “Autenticazione del server di posta in uscita necessaria: attivata
- Nelle impostazioni Avanzate specificare la porta di uscita (smtp) con il valore 465 e attivare la crittografia SSL
- Impostare la crittografia SSL anche per la posta in arrivo (pop3) e verificare che la porta sia 995
- Impostare come username l’indirizzo completo (ad es. info@nomedominio.it) e la relativa password

(attenzione! verificate nelle opzioni avanzate che la porta dell’smtp sia 465, a volte viene automaticamente cambiata anche se l’avete specificata correttamente in precedenza, controllate sempre DUE volte)

A questo punto basterà attendere 48 ore (per la propagazione dei DNS) per poter utilizzare appieno le fantastiche funzionalità di GMail (potrete anche gestire la posta tramite webmail e utilizzare i tag come filtri di ricerca, al posto dele cartelle).

Una funzionalità piuttosto interessante sta anche nel fatto che non solo le email in arrivo saranno visibili nel pannello della webmail, ma anche quelle INVIATE, che saranno quindi sempre disponibili su web per essere consultate.

Nelle 48 ore che dovrete aspettare per la propagazione dei DNS è possibile che la posta arrivi ancora al vecchio provider, in tal caso per visualizzarla sarà necessario andare alla pagina della webmail del vostro vecchio provider (nel caso di Aruba è http://webmaildomini.aruba.it ) e specificare l’indirizzo completo e la password (vecchia) della casella di posta che intendete visualizzare.

10 buoni motivi per utilizzare GMail

  • è gratuito
  • 7Gb di spazio mail (per ogni casella e in continuo aumento)
  • disponibilità di 50 account utente per ogni dominio
  • uso dei TAG (anche automatici) per la ricerca dei messaggi
  • possibilità di usarlo come sistema di backup della posta (da tenere sia online che sul proprio pc)
  • possibilità di condivisione delle email tra gruppi di lavoro
  • visibilità online anche dei messaggi inviati e non solamente di quelli ricevuti
  • strumenti web 2.0 aggiuntivi in continuo aggiornamento (es. videochat, antispam, ecc…)
  • versione dell’interfaccia web ottimizzata anche per i dispositivi mobili
  • è un servizio altamente affidabile e sicuro

APPENDICE

Impostare i domini di terzo livello (ad es. calendario.nomedominio.it)

Durante l’operazione di puntamento dei DNS abbiamo puntato l’host “webmail” (webmail.nomedominio.it) sul server “ghs.google.com”, questa operazione non fa altro che modificare il puntamento del dominio di terzo livello “webmail” in modo che quando scriverete “webmail.nomedominio.it” automaticamente il tutto sarà indirizzato verso il nuovo server specificato.

Questa operazione da sola però non basta, bisogna apportare un’altra modifica dal pannello di Google Apps, perché tutto funzioni correttamente.
Dal pannello di Google Apps potete far riferimento al menu Impostazioni Servizio -> Email (in alto a destra);
cliccare quindi su “modifica URL” in corrispondenza della voce “indirizzo web”;
scegliere la seconda opzione (quella personalizzata) e nello spazio editabile inserire “webmail”.

A questo punto confermate il salvataggio delle modifiche e il gioco è fatto, il dominio di terzo livello “webmail.nomedominio.it” sarà visibile e funzionante (a patto che i dns siano già propagati… altrimenti non resta che attendere!).

Potete ripetere la stessa operazione anche per gli altri servizi (calendario, documenti, ecc…), sempre partendo però dalla creazione di un nuovo host dal pannello di gestione dei DNS e puntandolo su ghs.google.com

32 commenti per (E-MAIL) Usare Google GMail col proprio dominio personale

  • Veramente interessante e ben scritto!

  • [...] informatica Independent Codes Project da:(E-MAIL) Usare Google GMail col proprio dominio personale Go to Source Gmail è un ottimo servizio di posta, gratuito, molto capiente, con funzionalità di archiviazione [...]

  • Barra

    Unico limite IMHO (almeno nella versione free) l’assoluta mancanza di un minimo di supporto ‘decente’.

    Uso questa piattaforma (con altre, tipo calendar e docs) per alcuni clienti e mi sono trovato in difficoltà quando alcune mail venivano rimbalzate senza motivo visto che magari giusto 5 minuti prima si era inviato dallo stesso indirizzo una mail allo stesso destinatario senza il minimo problema. Alla fine tutto si è sistemato ‘da solo’ ma ho scritto sul foru di supporto, ci sono voluti 8gg per avere una risposta che cmq non era di nessuna utilità.

  • Grazie della chiara guida, ho una domanda, secondo te è possibile importare le mail vecchie?
    io ad esempio ho su outlook 7 anni di mail. Molte potrei anche lasciarle li in archivio ma altre è importante che io le abbia sottomano sempre.

    Quindi dovrei importarle dal vecchio sistema, è possibile oppure si parte vergini???

    Grazie

  • admin

    Ciao Fulvio,
    che io sappia è possibile importare le email solamente da un account pop3/imap, quindi se le hai solamente su outlook non credo sia fattibile, al massimo te le puoi reinviare ad un indirizzo nuovo o magari direttamente su quello di gmail e poi applicare dei tag in modo da trovarle senza problemi, con il sistema dei tag si fa molto presto a trovare quel che cerchi.
    fammi sapere se trovi soluzioni diverse!
    a presto
    Alessandro

  • Complimenti per l’ottima guida!
    Sono giunto (tramita Google) sul tuo sito perchè sto cercando di risolvere un problema:
    devo cambiare provider/mainteiner del mio sito http://www.asaclubassisi.com che ha il dominio di posta su gmail.
    Come si fa senza perdere tutta la posta che ho su Gmail?
    Infine il vecchio provider mi dice che non è possibile cambiare l’amministratore del dominio di posta su gmail.. Di conseguenza, non volendo più alcuna responsabilità, mi dice che devo resettare tutto.
    Non potrebbe aggiungere me come amministratore su gmail e quindi “passarmi” la gestione delle caselle di posta ??

    Grazie,
    Alessandro

  • ciao io ho un problema con google apps standard mi sono registrato un mese fa e ieri di punto in bianco mi hanno disabilitato tutti gli utenti ne avevo 10 compreso il pannello di aministrazione io non so più cosa fare come asistenza e pessima datemi una mano voi
    Grazie

  • Tommaso

    Mi sapete dire perchè quando scrivo una mail dal cellulare con gmail, il testo si limita a pochi caratteri?
    grazie

  • Alex

    Salve,
    interessante servizio.
    Ho un problema però: al mio dominio è associato anche lo spazioweb.
    Aruba, ad esempio, se cambio i dns (o attivo il servizio gestione dns) non mi permette più di avere il sito sui propri server.
    Qualcuno sa indicarmi una soluzione?
    Che so, registrarmi un altro dominio (magari .biz o .info) e redirigere l’http a quello?
    Grazie.
    Saluti

    Complimenti per la guida.
    Alex

    :)

  • luca

    Ma è ancora gratuito il servizio? Sulla pagina delle Google Apps non parla mai di servizio gratuito.

  • [...] Email: questo non lo reputo un punto molto importante poichè forse pochi lo sanno ma si può usare Gmail come gestore delle email del proprio dominio avendo a disposizione gratuitamente fino a 50 account ciascuno con 7GB di spazio. Vi invito ad approfondire l’argomento leggendo questo articolo. [...]

  • Alessandro

    Grazie. Molto utile!

  • Complimenti sulla guida :) Ho scritto un articolo recente intitolato “10 ottimi motivi per avere un indirizzo email professionale” (http://www.blog.businessbloomer.it/2011/08/10-ottimi-motivi-per-avere-un-indirizzo.html). Mi farebbe piacere avere una vostra impressione! Ciao e complimenti ancora

  • mirko

    Buongiorno e complimenti per la guida, ho preso un account googleapps per la mia azienda, solo che vedo che il numero max di utenti è 10 non 50 sbaglio qualcosa?

  • admin

    Ciao Mirko,
    è possibile che Google abbia modificato l’offerta di account gratuiti, la guida è “vecchiotta” e all’epoca erano 50,
    ti ringrazio per la segnalazione, verificherò su Google e poi farò una rettifica nella guida,

    grazie ancora,
    Alessandro

  • Mario

    ciao a tutti
    chiedo se era possibile, invece, creare un nuovo dominio (abbandonando completamente quello creato con aruba) e gestirlo completamente con gmail.

  • Glauco

    Gent.mo Alessandro, complimenti per il tuo sito e per la guida davvero esaustiva. Io ho già fatto tempo fa (e senza una guida così precisa come la tua ma smanettando come un deficiente per ore) tutta la trafila e da molto tempo ormai uso la posta di gmail associata al mio dominio. Ho due caselle di posta, blabla1@blabla.bla e blabla2@blabla.bla e ho una domanda fondamentale: è possibile fare il procedimento inverso? Vale a dire passare la gestione delle mie stesse identiche mail blabla1@blabla.bla e blabla2@blabla.bla, oggi su google, al mio vecchio gestore, in altre parole tornare indietro. Se sì, perderei tutto? Il motivo non dipende da google e gmail, mi sono trovato benissimo, ma da altre ragioni che qui sarebbe lungo spiegarti ma se vorrai saperlo ti spiegherò il casino tecnico in cui mi sono cacciato! Grazie!!!

  • Francesco

    Importare la propria posta (o esportarla) e’ un passaggio semplice, ma lungo per chi non volesse usare strumenti automatici.

    Dal client di posta configurate la casella di Gapps come Imap e tutte le altre caselle a che avete con gli altri provider

    Per importare in Gapps, trascinate i messaggi dai vostri altri account, dentro le cartelle dell’account Gapps.

    Per esportare da Gapps, trascinate i messaggi verso gli altri account.

    Il sistema vi invierà nella cartella destinataria sul server, tutti i messaggi completi di allegati, purchè abbiate impostato lo scaricamento completo del messaggio sui settings imap dell’account.

  • roberto

    Una domanda:
    in questo modo potrei on utilizzare lo spazio sul mio server e quindi far si che le email che vengono sulle caselle tipo info@miosito.it passino da gmail?
    Grazie

  • admin

    Ciao Roberto,
    sì, esattamente come dici tu, le mail sarebbero gestite interamente dai server di gmail e non transiterebbero più sul tuo.

    ciao
    Alessandro

  • admin

    Ottimo consiglio!

  • luca

    Ciao,
    scusa la mia ignoranza, ma dovendo aprire una piccola ditta, vorrei creare una mail tipo io@miaditta.it, posso fare tutto passando da gmail, potendo sfruttare cosi la semplice gestione contatti agenda, anche da android su cellulare.
    SI puo fare? è gratis?
    Grazie

  • admin

    Ciao Luca,
    il servizio di google sarebbe gratuito, ovviamente devi registrare il dominio e questo è a pagamento, ci sono servizi (senza hosting) che ti permettono di registrarlo a pochissimi euro all’anno.

    in bocca al lupo per la tua nuova attività!
    alessandro

  • ciao a tutti
    ho seguito il procedimento, copiando il file html, e ho spostato la posta @miodominio.it su gmail.
    ho però un problema: mentre riesco a inviare bene, la posta in arrivo non viene scaricata (resta sul server di aruba).
    come posso risolvere?
    grazie
    Carlo

  • admin

    Ciao Carlo,
    quanto tempo fa hai puntato i dns?

    alessandro

  • ieri sera alle 20.
    la posta in uscita funziona, è solo quella in entrata che non va

  • lorenzo

    Ciao, premetto che sono completamente ignorante in materia, vorrei acquistare un mio dominio.ch(per esempio “www.pippo.ch”) in quanto abito in Svizzera ed usarlo solo per poter creare delle mail personalizzate e non per creare, almeno per ora, un sito internet.
    E’ possibile farlo con gmail?
    Lo acquisterei su switchplus.ch (dove ho già controllato che è libero) ma devo acquistare anche qualcos’altro oltre al nome a dominio tipo we hosting, mail hosting etcc? che sinceramente non so cosa sono…. :-)
    Grazie sin da adesso per la risposta.
    Saluti.
    Lorenzo

  • admin

    Ciao,
    l’unico servizio che ti serve in questo caso è la “gestione DNS” che di solito i provider offrono gratuitamente quando registri un dominio,
    da lì poi devi puntare i DNS come spiegato nella guida, gmail sicuramente fa al caso tuo.

    se dovessi avere problemi contattami pure
    buon lavoro
    Alessandro

  • Lorenzo

    Ciao a tutti, volevo un’informazione sul servizio di gestione posta col proprio dominio personale con Gmail. Ho un dominio con hosting registrato su aruba; adesso avrei la necessità di gestire la posta da gmail come indicato nell’articolo, ma aruba non mi da la possibilità di cambiare i DNS. Per cambiarli devo cambiare abbonamento e passare al servizio Gestione DNS senza Posta ma perderei lo spazio web. Entrambe le cose assieme non sono possibili. Mi potete per favore indicare una soluzione.
    Grazie

  • admin

    Ciao Lorenzo,
    purtroppo il servizio DNS di Aruba, come dici tu, non offre anche un hosting a parte.
    Per questo motivo, se tu volessi mantenere il dominio su aruba, non avresti altra scelta che rivolgerti ad un hosting esterno.
    Una volta ottenuto l’ip del server che ospita il tuo hosting dovresti “solo” puntare i DNS sul nuovo server.
    Se sei interessato ad una offerta di hosting di questo tipo scrivimi pure in privato, ne trovi comunque tante cercando su google.
    ciao
    Alessandro

  • lorenzo

    Ciao Alessandro, ho cercato disperatamente come gestire i DNS sul sito dove ho acquistato il dominio http://www.switchplus.ch ma non ho trovato niente, AIUTOOOOOO…..
    Grazie e scusa di nuovo per il disturbo…
    Lorenzo

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